Join For Water hecht veel belang aan een goede en transparante opvolging van de besteding van de toevertrouwde financiële middelen. Een correct beheer is essentieel voor de geloofwaardigheid van onze organisatie, die met de middelen van overheden, bedrijven en individuele schenkers haar doelstellingen wil realiseren. Bovendien werken we doorgaans in fragiele staten. Net daarom bouwt Join For Water extra garanties in om de besteding van de financiële middelen en de inzet van personeel correct op te volgen.
Daarom zet Join For Water in op 5 pijlers.
1. Boekhouding Join For Water
Er wordt een geïntegreerde jaarrekening neergelegd bij de Nationale Bank van België, die de som is van de cijfers van het hoofdkantoor en de regionale kantoren. Deze jaarrekening is het eindproduct van een proces van interne en externe controles:
- In elk regionaal kantoor van Join For Water wordt een dubbele en analytische boekhouding gevoerd.
- Deze boekhouding wordt trimestrieel gecontroleerd door de hoofdzetel.
- De jaarrekening van het hoofdkantoor wordt geauditeerd door Clybouw Bedrijfsrevisoren.
- Na interne controles door het hoofdkantoor wordt de boekhouding van elk regionaal kantoor afzonderlijk geauditeerd door een externe bedrijfsrevisor.
- Het hoofdkantoor integreert alle jaarrekeningen. Vervolgens controleert Clybouw Bedrijfsrevisoren de auditverslagen van de regionale kantoren en auditeert ten slotte de geïntegreerde jaarrekening.
- De geauditeerde jaarrekening wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering en kan geraadpleegd worden op de website van de Nationale Bank onder ondernemingsnummer 0417.299.047.
2. Boekhouding partners op het terrein
Join For Water ondersteunt organisaties in het Zuiden via kennisopbouw, maar ook financieel. Deze partners moeten maandelijks rapporteren over de aanwending van de middelen, door het bezorgen van een elektronisch financieel rapport, gestaafd met de verantwoordingsstukken.
Het systeem voor de controle van de uitgaven van de partners is gebaseerd op een cascadesysteem van interne controle. In de regionale kantoren gebeurt er een volledige controle op de originele verantwoordingsstukken van de partner. Deze stukken worden vervolgens gescand en beschikbaar gemaakt op het intranet van Join For Water. Op deze manier zijn de stukken voor iedereen binnen de organisatie heel snel toegankelijk. Tevens wordt zo het papierverbruik beperkt. De originele documenten worden terugbezorgd aan de partner. Vervolgens gebeurt er een steekproefcontrole door de hoofdzetel. Deze steekproef is gebaseerd op een risico-inschatting.
3. Fondsenwerving
De middelen bekomen uit fondsenwerving worden als volgt besteed:
- Waterprogramma’s in het Zuiden (bescherming en herstel van zoetwaterecosystemen; infrastructuur en beheer van drinkwater, sanitatie, water voor landbouw)
- Waterprogramma in België: sensibiliseringsprogramma voor burgers, scholen, lokale overheden en verenigingen.
- Financiering van (een deel van) de kosten voor algemeen beheer van het hoofdkantoor.
Join For Water communiceert jaarlijks het percentage van de middelen dat besteed wordt aan algemeen beheer, fondsenwerving en de programma’s. Gemiddeld wordt 85% van de middelen besteed aan de directe programmawerking en 15% aan algemeen beheer en fondsenwerving.
4. Controle door subsidieverstrekkers
Naast de interne controles en de jaarlijkse institutionele externe audits, vragen de meeste subsidieverstrekkers jaarlijkse projectaudits. Deze audits moeten nagaan of het specifieke project wordt uitgevoerd volgens de contractvoorwaarden. Daarenboven zullen de subsidieverstrekkende overheden ook zelf controles uitvoeren. Deze controles kunnen uitgevoerd worden door de subsidieverstrekkers zelf maar in de meeste gevallen stellen zij hiervoor auditbureaus aan die na afloop van het project de hele projectduur auditeren. Het aantal externe controles waar Join For Water wordt aan onderworpen is dus zeker niet gering.
5. Fraudebeleid Join For Water
Join For Water zet proactief in op fraudebestrijding, belangrijk gezien de vaak fragiele context waarbinnen we werken. We zetten daarbij zowel in op het creëren van een cultuur van nultolerantie binnen de organisatie (via vorming en training van alle medewerkers en partnerorganisaties), op preventieve maatregelen (via onze gedragscode, interne controleprocedures …), op detectie (via hierboven beschreven stevige interne en externe controles), en indien nodig ook op het vervolgen en bestraffen van eventuele fraude of corruptie.
